Empleado de oficina

El empleado de oficina es responsable de garantizar que las tareas administrativas de la recepción se manejen de manera adecuada. El empleado de oficina se comunica con los empleados, visitantes y clientes y apoya a la administración local. Esta posición generalmente reporta al Gerente de Oficina o al Gerente General.

Responsabilidades:

• Garantiza que se sigan los procesos de seguridad con respecto a la recepción (inicio de sesión del conductor y del visitante).
• Responde y en ruta todas las llamadas telefónicas de manera educada, tomando mensajes y enviándolos a las personas adecuadas de manera oportuna.
• Proporciona programación de toda la carga entrante y saliente en los departamentos de operaciones y clientes de cumplimiento.
• Coordina la recepción y envío de documentos verificando la exactitud.
• Reúne y mantiene todos los datos y registros relacionados con las actividades de envío y recepción.
• Verifica la precisión de las órdenes de envío y las cantidades de envío que coinciden con los documentos de selección.
• Ayuda a resolver discrepancias con los clientes.
• Recolecta toda la documentación para la flota entrante y la ruta a la unidad de registros adecuada.
• Dirige y supervisa el programa de control e intercambio de pallets.
• Responsabilidades de AR/AP de la instalación y facturas de proveedores.
• Responsable de ejecutar informes específicos de clientes y escanear facturas.
• Brinda asistencia en proyectos especiales a discreción del Representante principal de servicio al cliente (CSR), el Supervisor de CSR o el Gerente de oficina.
• Presenta la documentación apropiada para la instalación según sea necesario.
• Otras tareas administrativas según las indicaciones de la gerencia local específicas para las necesidades de la instalación.

Calificaciones:

• Diploma de escuela secundaria
• Sólidos conocimientos informáticos, incluidas aplicaciones de MS Office, específicamente Excel sólido.
• Habilidades básicas de mecanografía, familiaridad con las 10 teclas.
• Sistemas de software de envío, incluidos UPS y Federal Express
• Excelentes habilidades de comunicación oral y escrita
• Debe poder trabajar en diversas condiciones de las instalaciones, incluidas mala iluminación y ventilación, exposición al ruido, polvo, vapores de GLP, pedidos de productos, calor durante el verano y frío durante el invierno.
• Capacidad y disponibilidad para trabajar en horarios irregulares o extendidos, incluidas noches, fines de semana y potencialmente días festivos, según lo necesite el cliente.

Empleador que ofrece Igualdad de Oportunidades/Veteranos Protegidos/Individuos con Discapacidades

41 CFR 60-1.35(c)

Solicitantes del condado de Los Ángeles: La Compañía considerará a los solicitantes calificados, incluidos aquellos con antecedentes penales, de manera consistente con las leyes estatales y locales aplicables.